Secretaresse Gedeputeerde Staten

Terug naar totaaloverzicht

Secretaresse Gedeputeerde Staten

  • Den Haag
  • 36 - 36 uur
  • Administratie / Secretarieel
  • 2-5 jaar, 5-10 jaar, 10+
  • Mbo
  • Salarisschaal 7
  • € 2.210 - € 3.136

Sluitingsdatum: 10 oktober 2022

Als secretaresse van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland help je ons openbaar bestuur nog beter te laten functioneren. Zo draag jij bij om de provincie Zuid-Holland elke dag beter te maken. Jij schat de urgentie en het belang in van alle vragen en verzoeken die binnenkomen, bewaakt de voortgang en signaleert problemen. Heb jij een hoge mate van zelfstandigheid, een proactieve houding en ervaring in een soortgelijke functie op directie- of bestuursniveau? Dan kijken we uit naar jouw reactie!

Dit ga je doen

Jij biedt hoofdzakelijk ondersteuning aan twee gedeputeerden. Jouw voornaamste taak is om beiden te ontzorgen, zodat zij zo goed mogelijk hun werk kunnen uitvoeren. Dit doe je niet alleen, maar samen met één andere collega van het secretariaat.

Geen dag is in deze functie hetzelfde en verloopt vaak niet zoals je hebt gepland. Je handelt telefoons en e-mails voor beide gedeputeerden af, maar vervult ook letterlijk een bufferfunctie. Iedereen die hen wil spreken of bezoeken, komt automatisch eerst langs jou. Hierbij weet je als geen ander in te schatten welk telefoontje of e-mailtje voorrang heeft en hoe de (politieke) verhoudingen liggen. Je kennis en vaardigheden op het gebied van politieke en bestuurlijke sensitiviteit worden hierbij vaak op de proef gesteld.

De werkzaamheden die je kunt verwachten zijn:

  • Complex agendabeheer;
  • Ontvangen van bezoek;
  • Het verzamelen en completeren van vergaderstukken;
  • Het plannen en logistiek voorbereiden van vergaderingen en (werk)bezoeken;
  • Relatiebeheer, als er wijzigingen zijn geef je dit door zodat het CRM up to date blijft;
  • In deze functie werk je met meerdere digitale systemen, zoals IDMS, IBABS, CODA en CRM. Je hebt veel collegiale contacten en werkt volgens de principes van opgavegericht werken; oftewel doen wat nodig is.

Dit maakt de functie interessant

  • Geen dag is in deze functie hetzelfde;
  • Je wordt uitgedaagd creatief mee te denken in complex agendabeheer;
  • Je bent nauw betrokken bij de dagelijkse werkzaamheden van de gedeputeerden;
  • Je schakelt dagelijks met uiteenlopende interne en externe contacten op hoog niveau;
  • Je komt te werken in een fijn team waar ruimte is voor gezelligheid en werkplezier.

Dit is jouw profiel

Het is voor jou geen probleem om prioriteiten te stellen en weet een goede inschatting te maken wanneer je iets voorrang moet geven of even in de wacht moet zetten. Je kunt snel schakelen, bent proactief en houdt ook in stressvolle situaties het hoofd koel. Ook kun je goed omgaan met weerstand en beschik je over een groot probleemoplossend vermogen. Wat vooral ook erg belangrijk is, is dat je goed kunt omgaan met vertrouwelijke informatie, graag servicegericht te werk gaat, flexibel bent en geen 9 tot 5 mentaliteit hebt.

Verder breng je mee: 

  • mbo/hbo werk- en denkniveau;
  • minimaal vijf jaar ervaring als (directie)secretaresse;
  • ruime ervaring met complex agendabeheer en digitale managementondersteuningssystemen;
  • goede communicatieve en sociale vaardigheden en gevoel voor politiek bestuurlijke verhoudingen;
  • goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Dit bieden we

  • Salarisniveau: Salarisschaal 7
  • Maandsalaris: min. € 2.210 - max. € 3.136
  • Dienstverband: Tijdelijke arbeidsovereenkomst met uitzicht op vast
  • Minimum aantal uur: 36
  • Maximaal aantal uur: 36

Ook krijg je een Individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 22,37% bovenop jouw salaris. Dit kun je inzetten voor extra vrije tijd, studie of meer salaris. En niet onbelangrijk, je bouwt een goed pensioen op. We bieden je een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000,- per 5 jaar aan. Ook kun je gebruik maken van ons interne trainingsaanbod van de PZH Akademie. Zo houd jij de regie op je eigen loopbaan. We werken hybride, deels vanuit huis en deels op het provinciehuis. Zo kun je je werkweek flexibel indelen. Er zijn nog veel meer interessante secundaire arbeidsvoorwaarden. Hier vertellen we je er graag meer over.

Hier ga je werken

Facilitaire Zaken versterkt alle PZH-collega’s en -bestuur bij het realiseren van de provinciale doelen, vanuit expertise en goed gastheerschap. De professionele teams zijn deskundig, innovatief en wendbaar. De professionele teams van FZ regelen alle zaken omtrent: huisvesting, vastgoed en kunst, catering, evenementen, audiovisueel, secretariële ondersteuning, wagenparkbeheer, representatief personenvervoer, inkoop, grafimedia, het loket, beveiliging, services/post- en logistiek, informatiediensten en ons contactcentrum.

Sollicitatieprocedure

Wil je meer weten over de werkzaamheden of het team waarin je komt te werken? Neem dan gerust contact op met Toke Klasema of Corine Lok. Toke kun je bereiken op 06-50064199 en Corine is te bereiken op 06- 50064256

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Dan kun je met corporate recruiter Fatima Azarkani bellen op 06-48382884.

Deze vacature is opengesteld tot en met 10 oktober 2022. Bij voldoende geschikte kandidaten kunnen wij de vacature echter eerder sluiten. Wacht daarom niet te lang en reageer!

Deze vacature is zowel intern als extern tegelijkertijd opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Sollicitaties of cv’s die door (tussenkomst van) werving – en selectiebureaus worden ingediend, worden niet geaccepteerd. Acquisitie naar aanleiding van de vacature wordt niet op prijs gesteld.

Als interne kandidaat blijft je rechtspositie ongewijzigd.

  • Sollicitatie
  • Ontvangstbevestiging
  • Sollicitatiegesprek(ken)
  • Arbeidsvoorwaardengesprek
  • Aan de slag

Over de provincie

De provincie Zuid-Holland is niet alleen een mooi stukje Nederland, maar ook een interessante overheidsorganisatie. Als middenbestuur zitten we letterlijk tussen de Rijksoverheid en de gemeenten in. Praktischer dan het Rijk en een grotere scope dan een gemeente. Groot genoeg om echte impact in de regio te maken en klein genoeg voor korte lijnen, een platte organisatie en veel ruimte voor eigen inbreng van medewerkers. Samen met inwoners, medeoverheden, bedrijven, kennisinstellingen en maatschappelijke partners werken we aan oplossingen. Werken bij de provincie betekent dat jij hier een rol in speelt.

Als werkgever hebben wij vertrouwen in onze mensen en hun expertise. We zorgen goed voor je en je krijgt veel ruimte voor eigen inbreng en initiatief. Maar je moet het wel zelf willen regelen en zelf keuzes durven maken. De kaders zijn niet altijd duidelijk. Je moet bij ons een beetje van zwemmen en persoonlijke ontwikkeling houden.