Privacy statement

Dit is de privacyverklaring van provincie Zuid-Holland met betrekking tot de werving- en selectieprocedure van provincie Zuid-Holland. Deze privacyverklaring geeft informatie over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken van jou als kandidaat. Het zorgvuldig en veilig verwerken van persoonsgegevens is voor ons van belang. Provincie Zuid-Holland handelt in alle gevallen overeenkomstig de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Provincie Zuid-Holland is verantwoordelijk voor de verwerking van de door jou verstrekte persoonsgegevens in het kader van onze werving en selectieprocedure. In de zin van de wet, de AVG, is provincie Zuid-Holland verwerkingsverantwoordelijke. Provincie Zuid-Holland is gevestigd aan het Zuid-Hollandplein 1, 2596 AW in Den Haag.

Hierna is te lezen op welke manier provincie Zuid-Holland jouw persoonsgegevens verwerkt als jij bij ons solliciteert, voor welke doeleinden dit gebeurt en wat hiervoor de grondslag is. Verder wordt uitgelegd of, en zo ja aan wie, persoonsgegevens worden verstrekt. Ook wordt uitgelegd hoe deze persoonsgegevens worden beveiligd en wat de beoogde bewaartermijnen zijn. Tot slot wordt aangegeven hoe je jouw rechten kunt uitoefenen, zoals het recht van inzage.

Omdat wij onze dienstverlening en werken-bij website continu verbeteren, kan deze privacyverklaring ook gewijzigd worden. De meest recente versie vind je altijd op deze website. Wij raden je aan om onze privacyverklaring regelmatig te controleren zodat je altijd op de hoogte bent van de meest recente versie.

 

1.    Inleiding

1.1 Persoonsgegevens

Deze privacyverklaring geeft informatie over hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken. Maar wat is nu eigenlijk een persoonsgegeven? Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Op basis van die gegevens is het mogelijk om jou te identificeren. Voorbeelden hiervan zijn naam, adres of een e-mailadres. In sommige gevallen verwerkt provincie Zuid-Holland deze gegevens bijvoorbeeld bij een bezoek aan de website of wanneer jij bij ons solliciteert. In de hierna volgende paragrafen wordt uitgelegd wanneer en waarom bepaalde gegevens worden verzameld en verwerkt.

1.2 Is het noodzakelijk dat wij jouw persoonsgegevens verwerken?

Ja, het verwerken van jouw persoonsgegevens is noodzakelijk om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen.

 

2.    Welke persoonsgegevens gebruiken wij wanneer je bij ons solliciteert?

Wij verwerken persoonsgegevens als je onze website bezoekt of wanneer jij solliciteert via onze website.

2.1 Website bezoek

Wanneer je de website van werken-bij provincie Zuid-Holland bezoekt verwerken wij een aantal gegevens van je, zoals een deel van jouw IP-adres en gegevens over hoe jij gebruik maakt van onze website, om onze website te laten functioneren en ook om deze technisch te kunnen beheren. Dat beschrijven we in onze aparte cookie verklaring.

2.2. Solliciteren

Wanneer je solliciteert bij provincie Zuid-Holland verwerken wij jouw persoonsgegevens. In het sollicitatieformulier op de werken-bij website geef je daar expliciete toestemming voor.

2.2.1. Welke gegevens?

Om jouw sollicitatie te kunnen verwerken, verzamelen wij de volgende gegevens van jou: voornaam, achternaam, e-mail adres en telefoonnummer.

Van jouw curriculum vitae en motivatie slaan wij jouw adres, opleidingen, behaalde diploma’s en werkervaring op. De gegevens die jij in je curriculum vitae en motivatie opneemt zijn jouw eigen verantwoordelijk. Wij zullen de door jou verstrekte persoonsgegevens in ieder geval zorgvuldig behandelen en enkel verwerken in relatie tot het afhandelen van jouw sollicitatie.

2.2.2. Hoe lang worden de gegevens bewaard?

Wij bewaren de persoonsgegevens die wij hebben verzameld in relatie tot jouw sollicitatie voor een periode van vier weken na het afronden van de sollicitatieprocedure. Met jouw toestemming bewaren wij deze gegevens voor een periode van een jaar na het afronden van het sollicitatieproces. In dat geval verwerken wij jouw persoonsgegevens enkel voor het doel om jou voor een eventueel toekomstig geschikte functie te kunnen benaderen. Je toestemming kan je geven op het sollicitatieformulier en vervolgens beheren in je persoonlijke omgeving “Mijn Profiel”.

2.3  Job alert

Wanneer je solliciteert bij ons is het ook mogelijk om je aan te melden om nieuwe vacatures te ontvangen via een job alert. Je wordt dan op de hoogte gehouden van onze nieuwe vacatures per e-mail en in Mijn Profiel. Door aan te geven dat je deze job alert wilt ontvangen, geef je ons toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken.

2.3.1. Hoelang worden de gegevens bewaard?

Wij bewaren deze gegevens in ieder geval voor zolang als jij aangeeft deze job alerts te ontvangen. Wanneer jij je hiervoor uitschrijft in Mijn Profiel, zullen wij de gegevens die wij in relatie hiertoe verwerken, verwijderen.

 

3.    Delen we gegevens met andere partijen?

Provincie Zuid-Holland maakt gebruik van de diensten van andere partijen:

  • Hireserve en Hireserve video als recruitmentsysteem
  • Actonomy voor CV parsing
  • WordPress als CMS voor de werken-bij website
  • Qlik voor recruitment analytics
  • Mimir voor multiposting van vacatures

Provincie Zuid-Holland blijft verantwoordelijk voor de verwerking en blijft het aanspreekpunt voor jouw vragen over jouw persoonsgegevens.

Wanneer we gebruik maken van andere partijen zorgen we ervoor dat de gegevensuitwisseling met derden binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat we afspraken maken met de derde partijen om te zorgen dat zij passende organisatorische en technische maatregelen nemen om te kunnen verzekeren dat de bescherming van de persoonsgegevens gewaarborgd is.

 

4.    Worden er persoonsgegevens verwerkt buiten de EER?

Jouw persoonsgegevens worden niet buiten Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Onze systemen en applicaties waarin jouw persoonsgegevens worden verwerkt zijn gevestigd binnen de EER.

 

5.    Hoe beveiligen wij je gegevens?

De provincie Zuid-Holland heeft een adequaat beleid voor de beveiliging van persoonsgegevens. Hierin is onder meer vastgelegd dat we alleen persoonsgegevens binnen de EER verwerken, maar ook welke verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terechtkomen. Een voorbeeld van deze maatregelen is het trainen van onze medewerkers op het gebied van privacy-bewustzijn. Wij zorgen ervoor dat, indien we jouw persoonsgegevens naar andere organisaties zoals de verwerkers doorsturen, deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden. Onze systemen en applicatie zijn beveiligd volgens de laatste beveiligingsstandaarden.

 

6.    Rechten uitoefenen

Wij vinden het belangrijk dat je de rechten die je hebt op basis van de AVG kunt uitoefenen. Daarom kun je gemakkelijk je gegevens zelf wijzigen of verwijderen in “Mijn Profiel” op onze werken-bij website. Ook kan je contact opnemen met jouw recruiter bij Provincie Zuid-Holland of via fg@pzh.nl  jouw verzoek indienen.

Je hebt het recht om ons te verzoeken om:

  • inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken
  • rectificatie of verwijderen van jouw persoonsgegevens
  • het beperken van de verwerking van jouw persoonsgegevens
  • het overdragen van je persoonsgegevens naar derden.

Zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen een maand, na ontvangst van jouw verzoek zullen wij jou beantwoorden of informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van jouw verzoek. Deze termijn kunnen wij met twee maanden verlengen in verband met de complexiteit van jouw verzoek of het aantal verzoeken dat wij krijgen.

 

7.    Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens

Provincie Zuid-Holland vindt het belangrijk dat jij tevreden bent over de manier waarop wij omgaan met jouw privacy. Ook al doen wij er alles aan om dit bereiken en zo te houden, en klachten en opmerkingen graag persoonlijk met je bespreken, kan het natuurlijk zo zijn dat je niet tevreden bent. Mochten wij hier samen niet uit kunnen komen, is het mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

8.    Overige vragen?

Heb je na het lezen nog vragen over onze privacyverklaring, dan kan je die stellen via het contactformulier of door te bellen met het Contact Centrum van de provincie via 070-4416622 (optie 2). Als je vragen hebt over het gebruik van je persoonsgegevens door de provincie Zuid-Holland kan je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming via fg@pzh.nl. Voor meer informatie over hoe wij je verzoeken afhandelen: zie Procedurebeschrijving verzoeken AVG .

Voor meer informatie over privacy en het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens kan je de website van de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen.