Deze website gebruikt cookies die nodig zijn om de website te laten functioneren. Daarnaast gebruiken we cookies die op anonieme wijze het gebruik van de website bijhouden. Onze cookies dienen nadrukkelijk niet om je te volgen of om je iets te verkopen.
Risicomanagement bij de provincie Zuid-Holland
Een manier van denken en handelen
Als provincie werken we met zo’n 2000 collega’s aan allerlei maatschappelijke opgaven, van onderhoud aan (vaar)wegen, natuurbeheer, het mogelijk maken van recreatie tot aan het bevorderen van circulaire economie en het stimuleren van schone energie. Daarbij wil de provincie een betrouwbare partner zijn, zowel richting medeoverheden als inwoners. Dat vraagt om weloverwogen besluitvorming, waarin ook risico’s worden meegenomen. Ellen Gehner en Tessa van der Veen worden bij projecten betrokken om de risico’s in kaart te brengen en beheersmaatregelen op te stellen. In dit artikel vertellen ze over hun werk als risicoadviseur en waarom de provincie een interessant werkveld is op het gebied van risicomanagement.
Dichter op het vuur
Ellen heeft 3,5 jaar geleden de overstap van een adviesbureau in de bouw- en infrasector naar de provincie gemaakt. “Die overstap heb ik heel bewust gemaakt. Voorheen zat ik vaak met overheden als opdrachtgever om de tafel, maar nu zit ik veel dichter op het vuur om zelf ook richting aan het beleid en de besluitvorming te geven. Daar zaten vroeger nog wel twee treden tussen.” Sinds 2019 is Ellen werkzaam als risicoadviseur binnen de afdeling Financiële & Juridische Zaken. “Een project waarbij ik vanaf het begin betrokken ben is het waterstoftankstation en de waterstofbussen binnen de OV-concessie Hoeksche Waard-Goeree-Overflakkee.” Als risicoadviseur ben je bezig met het inventariseren van risico’s die op organisatorisch, geografisch, bestuurlijk, juridisch, financieel, technisch en maatschappelijk gebied een bedreiging kunnen vormen voor de gestelde beleids- en projectdoelen.
Lerend aan het werk
Ook Tessa is inmiddels 3 jaar werkzaam voor de provincie. “Na mijn studie geschiedenis en master military strategic studies ben ik aan de slag gegaan als projectcoördinator voor een opleidings- en trainingsinstituut. Op een gegeven moment klopte een detacheringsbureau bij mij aan. Zij vonden de combinatie van mijn opleiding met de baan die ik toen had heel interessant en vroegen of ik als risicoadviseur bij de provincie aan de slag wilde gaan. In het eerste jaar heb ik diverse trainingen gevolgd, zoals risicomanagement bij bouw en infrastructuur, het faciliteren van sessies en op het gebied van ruimtelijke ordening. Ook heb ik veel met senior collega’s meegekeken, daar heb ik ontzettend veel van geleerd. Na dat jaar mocht ik in vaste dienst komen bij de afdeling Projecten & Programma’s.”
Een manier van denken en handelen
Ellen: “Wij vinden het belangrijk om de risico’s op voorhand in kaart te brengen. De provincie kan ook op het moment dat een risico zich voordoet pas gaan handelen, maar dat is achteraf brandjes blussen. Het is ook weer niet zo dat je tijdens een project geen risico mag lopen, maar wij leren een projectteam er bewust mee om te gaan. Risicomanagement is eigenlijk een manier van denken en handelen, door bewust om te gaan met risico’s en waar nodig een project bij te sturen. Dat zit heel erg in het gesprek met elkaar voeren. Daarvoor is het heel belangrijk dat een projectteam zich veilig genoeg voelt om met ons over risico’s te praten. Een transparante organisatiecultuur zorgt ervoor dat we betere besluiten kunnen nemen.” Tessa: “Ik merk dat sommige collega’s het spannend vinden om met ons te delen waar hun project tegenaan loopt. Naarmate zo’n project vordert, dan merken we dat collega’s vaker bij ons aankloppen. De risico’s worden voor hen merkbaar kleiner en daardoor weten ze ons opnieuw te vinden.”
Kritische sparringpartner
Een belangrijk onderdeel van het werk is om een kritische sparringpartner te zijn. Tessa: “Als risicoadviseur creëren wij dus eigenlijk een objectief platform waarin andere dingen bespreekbaar zijn, omdat wij niet inhoudelijk bij het project zijn betrokken.” Ellen: “Daardoor kunnen we makkelijker vragen stellen over bepaalde keuzes die worden gemaakt. We bekijken het op afstand met onze RISMAN-brillen. Misschien is een project wel heel gefocust op techniek, waardoor de teamleden veel technische risico’s indienen. Dan bekijken wij het bijvoorbeeld weer vanaf de juridische kant.”
Het is niet dat je geen risico mag lopen, maar je moet er wel bewust mee omgaan.
Het kan nog jaren een rol spelen
Het waterstoftankstation is onlangs geopend, maar dat betekent niet dat het project voor een risicoadviseur is afgesloten. Ellen: “Het is opgeleverd, maar risicomanagement kan nog jaren een rol spelen. In deze fase kun je nog te maken krijgen met risico’s op het gebied van de gevraagde dienstverlening. Zoals lagere beschikbaarheid van het materieel of dat de exploitatiekosten tegenvallen door meer onderhoud of stijgende prijzen. De opbrengsten kunnen ook tegenvallen door minder reizigers die gebruik maken van de dienstverlening, dat weer een gevolg is van de pandemie. Sommige risico’s liggen ook bij de opdrachtgever, een concessiehouder of vervoerder, maar als opdrachtgever hebben wij daar natuurlijk ook last van. En afhankelijk van contractuele afspraken hebben wij daar ook een rol in te vervullen.”
Samenwerken met externe partijen
Ellen: “Als risicoadviseur moet je goed inzicht hebben in de samenwerkingsrelaties met externe partijen. Zowel voor als na de oplevering van een project. Denk tijdens de realisatiefase bijvoorbeeld ook aan netbeheerders op het gebied van kabels en leidingen of een andere overheidsorganisatie voor een vergunning. De technische risico’s bij de daadwerkelijke bouw of aanleg van een project zijn veelal overgedragen aan de aannemer, maar ook hier kunnen wij als opdrachtgever te maken krijgen met vertraging of contractuele afspraken.”
Op zoek naar nieuwe collega’s
Tessa: “Naast de natuuropgave Krimpenerwaard ben ik ook als risicoadviseur betrokken bij De Slimme Centrale, de Steekterbrug en de N217. De ene keer zijn het kleine projecten, maar het kan dus ook gaan over de ontwikkeling van een groot natuurgebied.” Momenteel worden de risicoadviseurs voornamelijk bij infrastructuur- en natuurprojecten betrokken. Ellen: “Die hebben veelal een projectmatig karakter. Bij andere projecten weten collega’s ons nog niet altijd te vinden, maar die zijn vaak ook beleidsmatiger. Er is ook een groep die denkt dat risicomanagement niet nodig is. Die groep moeten we zien te mobiliseren. Mijn doel is om risicomanagement binnen de provincie te verbreden, zodat het onderdeel uitmaakt van elk project. Daarom zijn we op zoek naar nieuwe collega’s, die samen met ons risicomanagement gaan aanjagen.”
Zowel op strategisch- als operationeel niveau
Tessa maakt binnenkort de overstap van de afdeling Projecten & Programma’s naar de afdeling Financiële & Juridische Zaken onder het concern Financiën, waar Ellen ook werkzaam is. Tessa: “Nu houd ik mij voornamelijk bezig met risicomanagement op operationeel niveau. Ik hoop daar mijn kennis verder uit te breiden en meer te leren over risicomanagement op strategisch niveau.” Het schakelen tussen die verschillende lagen is volgens Ellen een reden om als risicoadviseur bij de provincie aan de slag te gaan. Ellen: “Het ene moment ben ik bezig met het opstellen van een risicodossier voor een project en het andere moment schrijf ik ons risicomanagementbeleid. Bij de provincie heb je zowel te maken met strategische vraagstukken van het bestuur en hoger management als operationele vragen vanuit de projecten en opdrachten.”
We zitten dicht op het politieke hart van de organisatie.
Er is nog zoveel meer
Tessa: “De provincie pakt taken op die te groot zijn voor gemeentes, maar te klein voor het Rijk. Dat is een interessant snijvlak.” Ellen: “Als je ons werk vergelijkt met een gemeente, dan hebben zij over het algemeen kleinere projecten. De gemeentelijke wegen zijn bijvoorbeeld minder groot dan de provinciale wegen. En bij het Rijk zit je weer eerder op beleidsmatig niveau en minder in de uitvoering. Ook krijgt risicomanagement veel aandacht op politiek-bestuurlijk gebied. Als risicoadviseur sta je in contact met de bestuurder, waardoor je dicht op het politieke hart van de organisatie zit. Het verschil met een private organisatie is dat de politieke en beleidsmatige belangen hier de boventoon voeren. Een gevolg daarvan is dat de besluitvorming daardoor langer duurt. Dat is iets waar je rekening mee moet houden. Wat daar tegenover staat is dat ons werkveld hier veel breder is dan bij een private organisatie. De nadruk ligt op infra- en natuurprojecten, maar er is nog zoveel meer zoals verduurzaming en economie. We zetten ook allerlei verschillende instrumenten in om de opgaven en ontwikkelingen van de provincie te financieren. Bijvoorbeeld fondsen, leningen en garantstellingen. Ook daar lopen we risico en moeten we risicomanagement goed optuigen. Dat maakt het werk als risicoadviseur bij de provincie interessant.”