Als recruiter aan de slag met een grote diversiteit aan vacatures en doelgroepen

‘’De provincie, daar heb ik niet eerder aan gedacht’’ is wat we van veel sollicitanten horen. “Ik heb op de website gekeken naar wat jullie zoal doen, en dat is veel!” We hebben een divers werkveld: van het organiseren van openbaar vervoer, het versnellen van woningbouw tot aan het inrichten van natuurgebieden en het technisch onderhoud van bruggen en sluizen. Dat vraagt om veel specialisten. En dat is nogal een uitdaging in deze krappe arbeidsmarkt. Recruiter Lauren Riethoff en teamcoördinator en senior recruiter Martine Timmers vertellen hieronder over hun ervaringen.

Elke vacature is anders en vraagt om een andere aanpak

Lauren: ‘’Het werk als recruiter bij de provincie is uitdagend en vraagt om veel zelfstandigheid. Ik kom uit de wereld van bureau recruitment. Daar heb je een grote organisatie achter je staan die de PR verzorgt. Nu ben je van de aanmelding van een nieuwe vacature tot en met het arbeidsvoorwaardengesprek in ‘charge’. Dat houdt in dat je samen met vacaturehouders de vacaturetekst schrijft en met een voorstel voor jobmarketing komt. Je denkt na over wervingscampagnes en je hebt een rol in de sollicitatiegesprekken. Elke vacature is anders door de verschillende schaalniveaus en werkvelden. Je doelgroep varieert dus telkens. Martine vult aan: ‘’Het leuke van het werken bij de provincie is dat je inderdaad zelf verantwoordelijk bent voor het gehele proces. Je krijgt hier echt veel vrijheid en ruimte in je werk. Ik ben zelf eerst een half jaar gedetacheerd geweest vanuit een grote gemeente. Dit beviel van beide partijen zo goed, dat ik uiteindelijk ben overgestapt naar de provincie. Ook dit behoort tot de mogelijkheden. We kijken steeds meer hoe we als overheidsorganisaties elkaar kunnen helpen en kennis kunnen uitwisselen.”

Samen bouwen we aan onze naamsbekendheid

Lauren: ‘’Je bent dan wel eigenaar van het gehele wervingsproces, je staat er niet alleen voor. Gelukkig zijn we met een heel team. Er werken vier recruiters (zowel flexibel als vast) binnen team Recruitment en we hebben twee adviseurs arbeidsmarktcommunicatie en werving. We stemmen veel af met elkaar over de inzet van wervingscampagnes, rapportages, lezen elkaars vacatureteksten tegen, bouwen gezamenlijk aan een talentpool en organiseren in samenwerking met elkaar wervingsbijeenkomsten. Ook de traineecoördinator en de coördinator stages en participanten behoren tot ons team.’’ Daar sluit Martine zich bij aan: ‘’Met elkaar proberen we steeds meer de verbinding op te zoeken en te zorgen dat zowel de trainees, stagiaires en participanten kunnen instromen binnen onze organisatie. Zo bouwen we als team aan onze naamsbekendheid in de markt en trekken we nieuwe collega’s aan.’’

Teamgevoel met een hybride tintje

Lauren: ‘’En dat ‘samen bouwen’ dat geeft écht de grote plus in mijn werk. In mijn vorige werk miste ik dat enorm. Want naast hard werken hebben we veel lol. We werken veel vanuit huis, maar sowieso elke donderdag samen op het provinciehuis. Dat zijn enorm gezellige dagen waarin we veel sparren, samen lunchen en geregeld na het werk een borrel plannen. Daarnaast staat er op het provinciehuis een tennistafel, tafelvoetbaltafel en een fietsje. Aangezien ik nogal een sportfanaat ben is dat voor mij ideaal. Fietsen tijdens vergaderen!’’

Je moet in deze arbeidsmarkt bovenop het wervingsproces zitten

Lauren: ‘’De arbeidsmarkt is oververhit. Waar we voorheen 30 sollicitanten per vacature kregen, moeten we nu blij zijn met soms maar 4 reacties. Dat vraagt om een andere aanpak. Als recruiter moet je je nog meer in de doelgroep verdiepen en bovenop het wervingsproces zitten. Het is belangrijk om korte lijnen met de vacaturehouder te hebben. Als ik dan een goede sollicitant zie binnenkomen in ons recruitmentsysteem, schiet ik direct in de actiestand. Dan informeer ik de vacaturehouder, bespreek ik hoe de selectiecommissie eruitziet en plan ik een gesprek in. Rustig wachten tot de sluitingsdatum zit er niet meer bij. De ‘candidate journey’ moet vloeiend verlopen en jij als recruiter draait aan alle knoppen.’’

Onze organisatie wordt zich steeds bewuster van het feit dat wij allemaal een rol spelen in onze naamsbekendheid als werkgever.

Partners in het proces

Martine: ‘’Wat een mooie ontwikkeling is: onze organisatie wordt zich steeds bewuster van het feit dat wij allemaal een rol spelen in onze naamsbekendheid als werkgever. Niet alleen recruitment. Voorheen regelde elke vacaturehouder zelf de werving en dat ging prima. Toen kwam ons team opeens met allerlei procedures en met allerlei adviezen.’’ Lauren vult aan: ‘’Dat was even wennen. Maar de arbeidsmarkt vraagt hier nou eenmaal om. En nu worden wij als team echt als wervingspartner en specialist gezien. Dat is heel gaaf! Mijn netwerk binnen de provincie is binnen twee jaar enorm groot geworden en door alle verschillende vacatures leer ik ook veel over de toffe projecten waar wij als provincie aan werken.’’

Ontwikkelingsmogelijkheden genoeg

Martine: ‘’Doordat de arbeidsmarkt zo in ontwikkeling is, zijn wij dat als team ook. En dat biedt veel ruimte voor ontwikkeling.’’ Lauren: ‘’Ik werk hier nu ruim twee jaar en heb intern een stap mogen zetten. Daarnaast heb ik aan mezelf gemerkt dat ik schrijven erg leuk vind en het bedenken van wervingscampagnes. Ik krijg hier binnen de provincie alle mogelijkheden voor. Heb je een goed idee en weet je hoe je het aan wilt pakken? Ga maar doen! We hebben binnen de provincie een eigen PZH akademie waar je trainingen kunt volgen. Daarnaast heeft elke medewerker een opleidingsbudget ter waarde van € 5.000 per vijf jaar. Daar kun je dus veel interessante opleidingen mee volgen!’’ Martine heeft ook een mooie stap gemaakt binnen de organisatie: ‘’De provincie keert steeds weer terug in mijn loopbaan. Ik heb in 2006 afgestudeerd bij de provincie, later in 2010 een half jaar een HR-opdracht via een detacheringsbureau gedaan en in 2019 ben ik gestart als senior recruiter. Inmiddels ben ik sinds kort aan de slag als coördinator van ons team. En ik ben heel blij met deze mooie stap.’’

Eigen netwerk wordt steeds belangrijker

Lauren en Martine zijn het eens: ‘’Met de komst van ons nieuwe recruitmentsysteem kunnen we steeds beter bouwen aan onze ‘talentpool’. Dat biedt veel kansen om ook in de toekomst de lastige vacatures te kunnen blijven vervullen.’’ Lauren: ‘’Dat maakt mijn rol nog veelzijdiger. Het contact dat ik met kandidaten heb wordt namelijk steeds intensiever en persoonlijker. We willen nu ook meer inzetten op ‘referral recruitment’. Iets wat in de commerciële wereld al vanzelfsprekend is. Maar wij kunnen niet enorme geldbedragen als aanbrengpremie uitkeren. Het zit ‘m bij ons in creativiteit en cultuurverandering. Hoe kunnen we onze collega’s bewegen om zelf ook actiever vacatures te delen en de provincie als interessante werkgever aan te bevelen? Een interessante vraag waar we ons mee bezighouden.’’

Wil je weten aan welke projecten we als provincie Zuid-Holland werken? Bekijk de artikelen en verhalen van mijn collega’s!