Josée de Leeuw, Managementondersteuner

“De rol van managementondersteuner vind ik persoonlijk een hele leuke en veelzijdige baan! Al ruim acht jaar werk ik met veel plezier voor de provincie Zuid-Holland en er is veel ruimte om jezelf te ontwikkelen. Daarbij hebben we fijne collega’s en worden we als managementondersteuners echt gezien, gehoord en gewaardeerd!”

Teams ondersteunen

“In 2015 ben ik via Randstad bij de provincie gaan werken als managementondersteuner. Na twee maanden kwam ik in dienst bij de provincie en ging ik aan de slag bij domein Energietransitie. Daar heb ik tot november 2018 met veel plezier gewerkt en daarna heb ik de overstap gemaakt naar domein Opdrachtgeverschap (AOG), waar ik nu nog steeds de managementondersteuner ben. Het team AOG is fijn en er werken hele leuke collega’s. Ook de samenwerking is altijd goed. Als managementondersteuner kun je voor één of meerdere teams werken. Daarnaast zit je ook in je eigen p-team, bestaande uit collega’s die allemaal managementondersteuner zijn. Zo kun je goed met elkaar sparren, gaan overdrachten van werk makkelijker en weten we elkaar snel te vinden als we vragen hebben.”

De diversiteit aan werkzaamheden

“Aan het begin van mijn werkdag start ik met het bijwerken van mijn mailbox. Een groot deel van mijn functie bestaat uit het inplannen van afspraken, bijvoorbeeld vergaderingen, sollicitatiegesprekken of lunches, maar in mijn geval ook bestuurlijke overleggen. Dan heb ik zowel via de mail als via de telefoon veel contact met collega’s van de provincie, ministeries en gemeentes om deze vergaderingen in te plannen. Ik vind dit erg leuk om te doen. Hoe groter de overleggen, hoe meer mensen erbij aanwezig moeten zijn en hoe uitdagender het voor mij is om te plannen. Een leuke puzzel!

Ook ondersteun ik soms bij de organisatie van evenementen. Zo heb ik een aantal weken geleden geholpen bij de nieuwjaarsreceptie voor burgemeesters, wethouders en bestuurders. Ik zorgde voor  de registratie en verwelkomde de gasten bij binnenkomst. Af en toe help ik mee met het organiseren van trainingen. Dan bezoek ik locaties om te kijken of ze geschikt zijn, vervolgens boek ik de meest geschikte locatie en zorg ik dat de trainer en de deelnemers naar die locatie gaan. Dat vind ik ook erg leuk om te doen en juist die verschillende taken maken mijn werk zeer afwisselend.”

Complexe puzzels

“Soms zitten er ook wat minder leuke kanten aan mijn werk. Bijvoorbeeld wanneer een grote vergadering die je hebt gepland niet doorgaat. In september vorig jaar ben ik begonnen met het plannen van een bestuurlijk overleg en daar ben ik een paar maanden mee bezig geweest om dat rond te krijgen, vanwege de volle agenda’s van bijvoorbeeld de gedeputeerden en wethouders. De vergadering zou pas rond begin februari plaats kunnen vinden. Helaas heb ik op het laatste moment te horen gekregen dat het niet meer door kon gaan, omdat twee wethouders niet meer aanwezig konden zijn. Dan baal ik daar wel heel erg van, omdat het een complexe puzzel is om alle partijen op hetzelfde moment bij elkaar te krijgen en omdat ik er veel tijd in heb gestoken. Daarbij moet er dan ook een nieuwe afspraak worden gepland binnen vier tot zes weken. Dat is dan een hele uitdaging in zo’n korte termijn. Die tegenslagen horen soms ook bij het werk, maar ik ben positief ingesteld en geef niet snel op! We gaan gewoon op zoek naar een nieuwe datum.”

Opleiding tot project assistent en PZH Akademie

“Mijn manager stimuleert mij in mijn ontwikkeling. Binnenkort ga ik een half jaar de opleiding tot project assistent bij Schroevers volgen. Tijdens de opleiding ga ik dieper in op het voorbereiden van projecten. Ik ga bijvoorbeeld aan de slag met plannen en organiseren, het opstellen van agenda’s en prioriteiten stellen. Ik kijk er naar uit om deze opleiding te gaan volgen! Het is heel fijn dat ik van de provincie de ruimte krijg om mijzelf te ontwikkelen. We hebben een opleidingsbudget van €5000,- per vijf jaar waarmee je jezelf kan ontwikkelen, maar ook zijn er veel interne ontwikkelmogelijkheden via onze eigen PZH Akademie. Ik probeer regelmatig via de Akademie een workshop te volgen. Zo heb ik bijvoorbeeld de workshops “leren ruzie maken” en “mindfulness” gedaan. Maar er zijn ook mogelijkheden om workshops te doen rondom Excel, ons interne systeem IDMS of over het aangeven van je grenzen. Het aanbod is erg breed en de provincie stimuleert je echt om je verder te ontwikkelen naast je werk.”

Naar managementondersteuners wordt echt geluisterd

“De provincie is een laagdrempelige en informele organisatie waarbij de lijnen kort zijn. Je legt makkelijk contact met collega’s binnen alle lagen van de organisatie. Zo sloot een aantal weken geleden de provinciesecretaris aan bij het teamoverleg van de managementondersteuners. Hij wilde graag weten waar wij tegenaan liepen binnen ons werk en welke verandering voor ons een wereld van verschil zou maken. Ik heb toen aangegeven dat we overal in het pand sollicitatiegesprekken inplannen, omdat we afhankelijk zijn van de beschikbare ruimtes. Dit kan bijvoorbeeld noodgedwongen in een enorme vergaderzaal plaatsvinden als de kleinere zalen bezet zijn. Dat past niet bij een sollicitatiegesprek. Ik gaf aan dat het fijn zou zijn als we vaste zalen zouden krijgen voor sollicitatiegesprekken. Twee dagen na het overleg kregen we al bericht van de provinciesecretaris dat er twee zalen beschikbaar zouden worden gesteld. Dat was ontzettend fijn en snel! We worden serieus genomen en er wordt goed naar ons geluisterd!”

Benieuwd naar wat voor mooi werk we nog meer bij de provincie hebben? Lees ook de verhalen van andere collega’s: